Przestaje to być strona podpięta pod prywatne konto FB pracownika zajmującego się marketingiem, a staje się oficjalnie już firmowym kanałem komunikacji. W panelu możesz zarządzać uprawnieniami poszczególnych pracowników, a także dodawać i odbierać dostępy do stron i kont reklamowych bez logowania się na każde z wymienionych. Wystarczy zaznaczenie na liście zasobów, do których dostęp ma mieć pracownik i przypisanie ich do odpowiedniej osoby. Można też tym kanałem udostępnić konto partnerowi, czyli np. agencji reklamowej, z którą zaczynamy współpracę. To znacząco przyspiesza zarządzanie dostępami i ułatwia kontrolę nad tym, co właściwie poszczególne osoby mogą zrobić na naszym firmowym fanpage’u czy koncie reklamowym.

Dlaczego tak ważne jest przypisanie fanpage’a do firmy?

Można wyobrazić sobie co najmniej kilka sytuacji, w których korzystnie jest mieć oficjalne, firmowe zasoby na Facebooku, ale przeanalizujmy to na jednym przykładzie.

Kontrola nad kanałem komunikacji

Wyobraź sobie sytuację, kiedy pracownik założył fanpage w godzinach pracy, w ramach wykonywania swoich obowiązków. Nie znając innej ścieżki, założył go pod swoim prywatnym kontem. Nikt tego nie zweryfikował i tak sobie taka sytuacja trwała, być może nawet kilka lat.

W pewnym momencie pracownik odchodzi z firmy. Dla kolorytu naszych rozważań załóżmy, że odchodzi w niezbyt dobrych relacjach z kierownictwem. Nagle okazuje się, że kanał komunikacji, jakim jest firmowy fanpage, rozwijany od długiego czasu, wymyka się spod firmowej kontroli  – pracownik nie przekazał dostępów, nie ustanowił nowego administratora, odszedł z firmy zabierając firmową stronę na Facebook’u.

Pół biedy, kiedy nic się na tym fanpage’u nie dzieje, choć szkoda czasu, zaangażowania i środków poświęconych na jego rozwijanie. Gorzej, jeśli motywowany niesympatycznym rozstaniem, były już pracownik, zacznie wykorzystywać fanpage do komunikacji z publicznością zgromadzoną wokół marki. Właściciele firmy nie będą w stanie szybko zareagować, mogą jedynie wnioskować do Facebooka o interwencję, ale szanse na odzyskanie możliwości zarządzania stroną i usunięcia z niej osoby, która ją założyła, są prawie żadne.

Rozliczalność operacji na danych osobowych

Jakby nie patrzeć działając w mediach społecznościowych przetwarzamy dane osobowe ich użytkowników. A to oznacza, że musimy uwzględnić regulacje prawne, w tym RODO. Tu oddajemy głos ekspertce, Pani Urszuli Giercarz, z Przyjaznej Kancelarii Prawnej Anna Giercarz Radca prawny.

Przede wszystkim prowadzenie firmowego profilu za pomocą osobistego konta pracownika może się wiązać z ryzykiem zarówno biznesowym, jak i prawnym. Problem pojawia się, gdy pracownik odpowiedzialny na fanpage zostaje zwolniony lub sam się zwalnia. Może się zdarzyć, że nie przekazuje danych niezbędnych do logowania do firmowego profilu, przez co pozbawia pracodawcę możliwości wpływu na treści tam zamieszczane. Bywa i tak, że mając możliwość moderowania i dodawania treści na stronie, zaczyna działać na niekorzyść firmy. Utrata kontroli nad profilem czy jego usunięcie może się okazać dla przedsiębiorcy poważnym problemem, ponieważ utrata dostępu do fanpage jest naruszeniem przepisów RODO. Po przeprowadzeniu analiz ryzyka oraz oceny naruszenia z dużym prawdopodobieństwem Przedsiębiorca będzie musiał zgłosić fakt naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wielomilionowymi karami nie będę straszyć, ponieważ w tym przypadku do tego nie dojdzie, jednak już otrzymanie pisma z Urzędu powoduje stres w szczególności, że w dalszym ciągu Przedsiębiorcy nie dostosowali swoich działalności chociażby w zakresie obowiązków informacyjnych na fanpage.

Dodatkowo w przypadku pozostawania strony w niepowołanych rękach mogą ucierpieć dobre imię i wizerunek przedsiębiorstwa. Są one chronione prawem w taki sam sposób jak dobra osobiste osób fizycznych. Dlatego pracownik, który po rozwiązaniu stosunku pracy nadal prowadzi fanpage, naraża się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracodawcy, jeśli zamieszcza na profilu nieakceptowane przez przedsiębiorcę treści, które godzą w jego dobre imię lub ujawniają tajemnicę firmy. Przede wszystkim prowadzenie firmowego profilu bez zgody byłego pracodawcy może mieć także negatywny wpływ na wiarygodność i reputację przedsiębiorstwa.

Wakacje, to dobry czas na porządki, dlatego wykorzystajcie go na uporządkowanie spraw m.in. z ochrony danych w swoich przedsiębiorstwach w szczególności, że RODO jest z nami już 3 lata.

A o dobre imię firmy warto dbać cały czas!